Ogród społecznościowy może być miejscem, w którego wsparcie angażuje się lokalny biznes i instytucje. Takie partnerstwa scalają lokalną społeczność i są przykładem efektywnych działań, z których każdy wynosi jakieś korzyści. Dowiedz się, jak poszukiwać potencjalnych partnerów i na co zwrócić uwagę przygotowując zapytanie do sponsora. Naucz się prowadzić rozmowy o współpracy. Zapoznaj się także z korzyściami, jakie mogą czerpać obie strony i naucz się jak dokumentować osiągnięte efekty.
Jak szukać sponsorów i partnerów naszych działań
- Zacznij od spisania potrzeb – od rzeczowych, finansowych aż po osobowe i usługowe.
- W ramach burzy mózgów spisz firmy, instytucje, organizacje, które mogłyby pomóc je zaspokoić. Na początku szukaj w najbliższej okolicy, potem w regionie, a w razie potrzeby – w całej Polsce. To pierwsza lista potencjalnych sponsorów, bezpośrednio związanych z Waszymi potrzebami.
- Zastanów się, jakie wartości realizowane są poprzez działalność ogrodu, np. współpraca międzypokoleniowa, sąsiedzka, budowanie więzi społecznych, zachowanie bioróżnorodności.
- Spisz ponownie pomysły na partnerów, którzy mogą te wartości podzielać. Szukaj szeroko, wśród różnych (czasem mniej oczywistych) branż, np. spożywczej.
- Wiele firm ma też swoje fundacje korporacyjne, które ogłaszają konkursy grantowe i na oferty sponsorskie. Być może Wasza inicjatywa wpisuje się w cele i obszary, w jakich fundacje poszukują partnerów?
Jakie korzyści płyną dla obu współpracujących stron?
Przedsiębiorcy i organizacje społeczne mają różne cele, misje, dysponują różnymi zasobami, mają też różne potrzeby. Stwarza to wiele możliwości współpracy. Dla sponsorów kluczowe jest otrzymanie dobrze opisanych oczekiwań, podczas gdy dla ogrodników ważne jest poznanie potrzeb potencjalnego partnera. Najlepszą do tego okazją jest wspólne spotkanie. Przygotowując się do niego warto wziąć pod uwagę takie aspekty:
- Korzyści dla organizacji społecznej
- pozyskanie potrzebnych zasobów: rzeczowych, finansowych,
- możliwość skorzystania z poradnictwa – prawnego, księgowego lub innego specjalistycznego (np. z zakresu uprawy i hodowli roślin lub też komunikacji, PR),
- możliwość zaangażowania w działania ogrodowe pracowników firmy w ramach wolontariatu,
- profesjonalizacja i doskonalenie działań, zdobywanie nowych kompetencji,
- rozszerzenie działań organizacji z korzyścią dla lokalnej społeczności,
- budowanie dobrych wzorców współpracy międzysektorowej
- Korzyści dla partnera biznesowego:
- zaangażowanie się w rozwiązywanie lokalnych problemów społecznych, które są dobrze rozpoznane przez organizacje,
- budowa wizerunku firmy jako zaangażowanej społecznie, zwiększenie zaufania społecznego,
- rozwijanie wolontariatu pracowniczego,
- lepsze zrozumienie potrzeb społecznych,
- wyjście poza ramy swoich działań i poszukiwania rozwiązań w nowych obszarach,
W partnerstwie łatwiej osiągać postawione cele i rozwiązywać lokalne wyzwania społeczne i środowiskowe. Obawy i wątpliwości podczas nawiązywania współpracy są nieuniknione, dlatego warto o nich otwarcie rozmawiać i wspólnie szukać rozwiązań i kompromisów.
Na co zwrócić uwagę przygotowując list i ofertę?
Zapytanie, wysłane e-mailem bądź pocztą, powinniśmy traktować jak naszą wizytówkę, dlatego:
- Personalizuj oferty i listy. Zanim je wyślesz, sprawdź jaka jest misja firmy, jakie są cele biznesowe i społeczne, jakie projekty już są realizowane, do jakich wartości się odwołują. Znajdź punkty styku i odnieś się do nich. Nie wysyłaj tych samych zapytań do 10 różnych odbiorców.
- Streszczaj się. Wszyscy jesteśmy dziś zabiegani, mamy wiele obowiązków. Szanuj czas adresata i opisz propozycję zwięźle. Szczegóły możesz zawrzeć w załączniku lub poprosić o spotkanie, na którym je przedstawisz.
- Kluczowy jest pierwszy akapit listu. To tam opisz krótko i konkretnie, czego oczekujesz, na czym miałaby polegać współpraca.
- Wspomnij o korzyściach, jakie widzisz z potencjalnej współpracy dla obu stron.
- Używaj jasnego, prostego języka, unikaj specjalistycznych słów lub krótko je wytłumacz, jeśli są kluczowe dla sprawy.
- Zaproponuj spotkanie lub inną wygodną dla adresata formę kontaktu.
- Sprawdź poprawność tekstu, popraw literówki.
- Zadbaj o stronę wizualną – rozplanuj tekst, rozbij go na akapity. Jeśli umieszczasz logotyp, niech będzie wyraźny i w odpowiednich proporcjach do tekstu.
- Jeśli przesyłasz załącznik, zadbaj by nie zapchał odbiorcy skrzynki. Przygotuj plik zamknięty (np. pdf).
- Zostaw kontakt: swój adres e-mail i telefon.
Kilka dni po przesłaniu oferty, zadzwoń, upewnij się, że adresat otrzymał wiadomość (lub list). Zapytaj czy wszystko jest jasne, dowiedz się kiedy moglibyście się spotkać lub zdzwonić na dłużej, żeby porozmawiać o szczegółach. Jeśli firma nie będzie zainteresowana, po prostu podziękuj za poświęcony czas. Jeśli nie uda się od razu nawiązać kontaktu – wykaż się cierpliwością i zadzwoń ponownie za kilka dni.
Jak rozmawiać ze sponsorami?
- Przede wszystkim – konkretnie. Zanim zaproponujesz rozmowę i spotkanie, spisz dokładnie swoje oczekiwania i potrzeby, zaplanuj przebieg spotkania.
- Otwarcie mów o swoich wątpliwościach, obawach, ale też o pomysłach na rozwiązania.
- Pytaj, czy wszystko jest zrozumiałe – począwszy od opisu problemu po potrzebne Wam rozwiązania (rzeczowe, finansowe, usługowe).
- Mów językiem korzyści. Skup się na planowanych efektach, wpływie na środowisko lokalne, ale i na sponsora.
- Nawiązywanie współpracy i budowanie relacji zajmuje czas. Im większa firma, tym częściej podejmowanie decyzji zajmuje dużo czasu, warto to sobie zaplanować. A przede wszystkim nie zrażać się.
- Podtrzymuj kontakt, upewnij się że oferta została dostarczona, że adresat miał okazję się z nią zapoznać. Zaproponuj spotkanie, zaproś do ogrodu na wydarzenie, wykaż się aktywnością.
Jak dokumentować i podsumować współpracę?
Sukces jakim jest nawiązanie współpracy, to dopiero początek wspólnych działań. Bez względu na to, do czego zobowiązuje Was umowa partnerska lub porozumienie, zadbaj o rzetelne dokumentowanie działań.
- Fotografie – wykonaj zdjęcia przed rozpoczęciem projektu (np. przed sadzeniem roślin, budową altany). Dzięki temu łatwiej będzie pokazać rzeczywistą zmianę. Dokumentuj nawet drobne działania – przekopanie rabaty, wysiew nasion, lepienie bomb nasiennych. Zadbaj o prezentację partnera lub sponsora (zgodnie z jego życzeniem i umową).
- Filmy – większość smartfonów umożliwia nagranie dobrej jakości filmiku. To mogą być krótkie ujęcia, wypowiedzi uczestników, przebitki z tego, co dzieje się w ogrodzie.
- Konspekty warsztatów, listy obecności, notatki ze spotkań – jeśli w ramach współpracy sponsorskiej planujesz dodatkowe działania, zbierz rzetelną dokumentację. To bardzo ważne przy rozliczaniu otrzymanych środków, jak również w przypadku kontroli czy audytu.
- Zgody wizerunkowe – jeśli zdjęcia lub nagrania mają stać się materiałem promocyjnym (ogrodu, stowarzyszenia, czy sponsora), konieczne będzie zebranie zgód od osób, które w nich występują. Treść możesz skonsultować ze sponsorem, poprosić o poradę prawną.
- Na bieżąco zapisuj efekty, jakie wynikają ze współpracy. Zadbaj też o to, aby były one konkretne, najlepiej wyrażone liczbami. Na przykład: ile osób wzięło udział w warsztatach, jaki teren został obsadzony lub zasiany, ile zbiorów udało się uzyskać w ogrodzie.
- Przygotuj na koniec zwięzły raport ze zrealizowanych działań, podkreśl raz jeszcze osiągnięte efekty, sformułuj wnioski na przyszłość i rekomendacje. Możesz też napisać, co było szczególnie ważne i ciekawe lub trudne we współpracy.
- Zaproś (z wyprzedzeniem!) przedstawiciela sponsora na wydarzenia, które dzieją się w ogrodzie. Jeśli nie uda mu się przyjść, wyślij wiadomość z linkiem do aktualności na stronie, zamieść post na Facebooku lub po prostu napisz kilka słów i załącz zdjęcie.